Características de un formato de descripción de puestos

Aunque están íntimamente relacionados, un perfil de puesto no es lo mismo que una descripción de puesto. La diferencia principal estriba en que un formato de descripción de puestos debe incluir todas las características, objetivos y relaciones laborales de la vacante, mientras que un perfil de puesto sólo nos indica cuáles son las características que el aspirante debe cubrir para ser considerado viable.

Un perfil de puesto siempre debe formar parte de una descripción de puesto, y es muy importante considerar que se necesitan ambas herramientas para iniciar la búsqueda de prospectos para una vacante, ya sea que esta sea de nueva creación o de reemplazo.

Ya sea que estés manejando el reclutamiento de forma interna, o estés apoyándote con una agencia de head hunters, recuerda que lo primero es determinar a la perfección cuáles son los requerimientos completos del puesto.

Para asegurarte de ello, necesitas trabajar en conjunto con todas las áreas relacionadas, hacer una prospección de metas a mediano y largo plazo, y, de ser posible, asesorarte con un especialista en el ramo para que te indique cuáles son las tendencias de mercado y los rangos de compensación ideales.

Diferencias entre descripciones de operativos y gerenciales

Cada una de las posiciones en tu empresa o negocio debe tener una descripción de puesto adecuada, desde el personal de intendencia hasta el director de ventas corporativas. Son parte fundamental del organigrama y nos permiten determinar las responsabilidades y alcances de cada puesto sin ambigüedades, evitando así que aparezcan malentendidos.

Sin embargo, queda claro que la descripción de un puesto operativo no es ni de lejos tan compleja como la que le corresponde a una vacante gerencial, directiva o especializada. Esto se debe a que dichas posiciones normalmente tienen un impacto y alcance mucho mayor en los objetivos y diferentes áreas de la compañía.

En el formato de descripción de puestos operativos, podemos limitarnos a señalar cuáles son las actividades del empleado, a quién o quienes responden y cuáles son las especificaciones de sueldo, horario y demás. También incluimos los puntos indispensables del perfil, que por lo general tienen que ver con educación o experiencia en determinada rama.

En el caso de puestos de alto nivel, es necesario describir a profundidad cuál es la ubicación dinámica en el organigrama, qué cambios o avances se espera que fomenten en la empresa y cuál es el perfil de candidato, que incluye no sólo su formación y experiencia, también varias claves sobre personalidad y aptitudes.  

¿Qué debe incluir un formato de descripción de puestos gerencial?

• Nombre del puesto

En este punto debemos ser específicos y honestos. Muchas empresas son dadas a inventar nombres rimbombantes para intentar sumarle importancia a un puesto, sin embargo, es más que suficiente ceñirnos a la jerarquía clásica (gerente, director, coordinador, especialista) y sumarle el área o sub área a que pertenece (sistemas, auditoría, ventas, etc). Otras veces sucede lo contrario cuando las empresas están buscando un perfil muy preparado que debe enfrentar muchas responsabilidades, pero lo mantienen en un nivel más bajo del que corresponde para evitar pagar las compensaciones pertinentes.

• Ubicación en el organigrama

La ubicación en el organigrama de una descripción gerencial debe de ser dinámica, es decir, no solamente señalar la posición jerárquica del puesto, sino la forma en la que se relaciona con otras áreas de igual jerarquía, y las atribuciones que le son propias con respecto a subalternos propios y de otras áreas.

• Descripción de tareas generales y responsabilidades

Las responsabilidades y las actividades de un director de finanzas no son iguales a las de un contador Jr. En este sentido, pueden llegar a ser mucho más amplias y menos específicas. Una buena forma de comenzar es comprender que el gerente o director, de inicio, tiene la responsabilidad de coordinar y responder por las actividades de todo su equipo. A esto, que es lo principal, iremos sumando las demás actividades específicas del puesto.

• Objetivos a corto, mediano y largo plazo

Un puesto operativo suele tener objetivos a corto plazo que se limitan a concretar el trabajo que sus superiores le han indicado. Pero estas indicaciones deben responder a un plan con miras más amplias, cuya responsabilidad recae en los gerentes o directores. Dicho de otro modo, un empleado de alto nivel sí tiene la responsabilidad de planear, gestionar y concretar un cambio positivo para la organización a mediano y largo plazo.

• Especificaciones de puesto

En esta parte especificamos los aspectos técnicos y financieros del puesto, como el salario, las prestaciones, el horario, el lugar en donde desarrollará sus actividades, si el puesto requiere asistentes o viáticos, equipo especial, automóvil de la empresa, etc.

• Perfil de puesto

Por último, debemos insertar el perfil de puesto que nos habla de cuáles son las características que una persona debe tener para ser considerada un candidato viable. Incluyen nivel y tipo de escolaridad, años y sector de experiencia, aptitudes, actitudes, personalidad, valores e incluso cierto puntaje mínimo obtenido de distintas pruebas de aptitud.

En Stigan, head hunters especializados, no solamente te ayudamos a encontrar al prospecto más preparado en el menor tiempo posible, también te brindamos la asesoría que necesitas para desarrollar perfiles y el formato de descripción de puestos acordes con tus objetivos empresariales.