Formato de descripción de puesto para tu reclutamiento

Todo buen reclutamiento inicia con un buen formato de descripción de puesto. Podríamos decir que dicho documento es el corazón de una metodología de contratación exitosa, porque justamente allí se especifica de manera clara y exhaustiva todo lo que se necesita para que la posición funcione de forma adecuada dentro de la empresa.

Cuando hablamos de reclutamiento especializado, de alto nivel o directivo, crear un buen formato de descripción de puestos se convierte en un requisito imprescindible, pues de él deriva el perfil del candidato ideal, que es la herramienta principal del headhunter.

Hoy veremos cómo se construye una descripción de puesto ejecutiva o especializada, y cuáles son los errores más frecuentes que cometen las empresas a este respecto y que debes evitar.

¿Qué es un formato de descripción de puesto?

Un formato de descripción de puesto es el documento en el cual se enumeran todas las características de una posición empresarial, desde el nombre, la jerarquía, las actividades y el salario, como veremos más adelante.

Muchas empresas, especialmente las pequeñas y medianas, no se toman el tiempo de crear descripciones de puesto puntuales pues consideran que no es necesario. Pero la realidad es que una buena metodología administrativa implica que todos los integrantes de la organización tengan claramente definidas sus funciones, así se trate de uno o dos empleados solamente.

¿Cómo se diferencia un formato de descripción de puesto de un perfil de puestos?

El perfil de puesto es un derivado de la descripción de puesto que se refiere a las habilidades, conocimientos, experiencia, actitudes y demás disposiciones que debe tener por fuerza cualquier persona que se desempeñe en dicha posición.

De hecho, es muy frecuente que ambos términos lleguen a confundirse y a usarse como sinónimos, pero lo correcto es hacer primero el formato de descripción de puesto, considerando las necesidades de la empresa, y luego el perfil de candidato, considerando las particularidades del puesto.

¿Qué factores hay que considerar para un formato de descripción de puesto?

Para crear un formato de descripción de puesto completo, es necesario incluir en el orden siguiente:

Nombre del puesto

Tiene que ser lo más objetivo y apegado a la realidad posible. Si la vacante es de Gerente del área de sistemas, no es necesario inventar nombres rimbombantes como “líder de tecnología aplicada” o “Facilitador de oportunidades digitales”.

En ocasiones, abrimos vacantes nuevas para las que es difícil encontrar un nombre preciso, pero el criterio es el mismo, hay que dejar de lado los adornos y procurar que el título de la posición deje clara la función de la misma.

Posición jerárquica del puesto

Debajo del título, anotamos o graficamos con un organigrama la posición jerárquica del puesto. En otras palabras, cuánto personal tiene a su cargo, a quién reporta y cuál es el tipo y alcances de su autoridad.

Objetivo general del puesto

Normalmente el objetivo general de un puesto de alto nivel puede resumirse en una o dos frases que contextualicen la misión general de la posición. Por ejemplo “mantener el control del balance financiero de toda la institución”, “abrir nuevas oportunidades de mercado para colocar franquicias en Asia”, o “gestionar el desarrollo de software estratégico de uso interno”.

Objetivos específicos del puesto

Los objetivos específicos no son más que las metas intermedias por medio de las cuales se alcanzará el objetivo general del puesto. En el caso de “gestionar el desarrollo software estratégico de uso interno”, algunos de los objetivos específicos podrían ser “analizar el impacto y viabilidad de nuevas tecnologías”, “liderar al equipo de desarrolladores”, “analizar los requerimientos operativos de la empresa y encontrar soluciones de software”, etc.

Actividades generales y específicas

En este apartado se describen de forma pormenorizada las acciones que deben llevarse a cabo diaria, semanal o mensualmente para alcanzar y monitorear los objetivos específicos.

Áreas clave de responsabilidad

Este apartado indica cuáles son las responsabilidades absolutas del puesto y por qué objetivos, personal y metodologías responde en última instancia.

Perfil de candidato

Es la serie de aptitudes, conocimientos, grados académicos y habilidades con las que debe contar cualquier aspirante al puesto.

Esquema de compensaciones

Es todo aquello que la empresa le ofrece al empleado de dicho puesto en retribución de su trabajo. Aquí se incluyen el salario mensual, el esquema de comisiones, si es que las hay, las prestaciones legales y adicionales, los bonos por resultados, etc. Para llenar este apartado correctamente, es conveniente hacer un estudio de compensaciones en el mercado.

Errores frecuentes al hacer una descripción de puestos

Cuando estés creando una descripción o perfil de puesto, evita cometer estas omisiones:

1. 1. No tomar en cuenta a todas las áreas vinculadas: Una descripción de puesto debe desarrollarse considerando las necesidades globales de la empresa, pero también la de todas las áreas y personal vinculado a dicho puesto. La única forma de lograrlo es hacer partícipes, en mayor o menor medida, a los gerentes de los departamentos que vayan a relacionarse con quien cubra la vacante.
   2. Utilizar criterios discriminatorios: En la actualidad, en recursos humanos debemos cuidarnos mucho de incluir criterios discriminatorios de selección, como el sexo, la edad o la apariencia cuando no se relacionan directa y objetivamente con el desempeño, no solo porque es ilegal, también porque implica desperdiciar oportunidades valiosas en la búsqueda de talento.
   3. Mantener sin cambio las descripciones de puestos: Así como las empresas cambian y evolucionan, también deben hacerlo los requerimientos de las posiciones y por tanto sus descripciones. Cuando se abre una nueva vacante, conviene revisar la descripción y perfil de puesto anteriores y hacer todos los cambios que se necesiten para que el nuevo empleado se adapte mejor a los retos actuales que enfrenta la organización.

Cuando has construido un perfil de puesto integral, construir el perfil del candidato que necesitas para un reclutamiento de alto nivel se vuelve mucho más sencillo. De hecho, puedes lograrlo en tan solo unos minutos con nuestra plantilla de descripción de perfiles especializados:

Plantilla: Descripción de Perfiles Directivos

En Stigan, agencia de reclutamiento especializado en México, Querétaro y Estados Unidos, estamos convencidos de que el reclutamiento especializado es un proceso integral que inicia con una correcta descripción de puesto y finaliza solo hasta que el candidato se adapta por completo a la vacante.

Nuestros headhunters expertos te brindan asesoría en cada etapa del proceso, para que tu búsqueda de talento te lleve siempre al mejor candidato disponible, en el menor tiempo posible.